Funktionen Office Manager DMS
Die Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware "Office Manager" ist in zwei Ausbaustufen erhältlich. Die Edition Pro findet auf Einzelarbeitsplätzen und in kleinen Netzwerken Verwendung. Für den professionellen Einsatz im Firmennetzwerk ist die Enterprise-Edition erhältlich. Diese High-End-Lösung beinhaltet Client/Server-Technologien für die Verwendung von SQL-Datenbanken, erlaubt die Vergabe individueller Zugriffsberechtigungen und bietet Funktionen für die automatisierte Belegguterfassung. Der Einsatz von SQL-Servern ist sicherer und vor allem bei großen Datenbeständen deutlich schneller.
Office Manager ist als 32 und 64 Bit-Edition für Windows erhältlich.
1. Dokumentenarchiv
1.1. Erfassen
Erfassen Sie Papierdokumente durch Scannen und digitale Dokumente durch Importieren.
Papierdokumente
- Scannen von Dokumenten und Bildern mit lokal angeschlossenen Standard-Scannern und Netzwerkgeräten.
- Schnittstellen zu ScanSnap und Sceye.
- Stapelscan für ein- und mehrseitige Dokumente mit manuellen und automatischen Trennfunktionen.
- Unterstützung verschiedener OCR-Texterkennungen. Die Ausführung der OCR im Hintergrund spart Zeit beim Scannen.
- Automatisches Einlesen der Attribute vom Papierdokument mittels Texterkennung, vorgegebenen Phrasen sowie moderner KI.
- Barcode-Auswertung (nur Enterprise-Version).
Digitale Dokumente
- Dateien per Drag&Drop aus dem Windows Explorer in den Office Manager schieben oder Dokumente vom Windows Explorer an den Office Manager senden.
- Bulk-Import ganzer Verzeichnisstrukturen.
- Dateien aus der Zwischenablage einfügen.
- E-Mails aus Outlook, IBM Notes, Thunderbird und anderen Mailprogrammen importieren.
- Internetseiten vom Browser übernehmen und als Link verwalten oder den derzeitigen Stand archivieren.
- Belegerkennung mittels Phrasen, in elektronischen Rechnungen sowie mit Hilfe der KI-Schnittstelle.
1.2. Ablegen
Speichern Sie digitale und digitalisierte Papierdokumente in einem gemeinsamen Archiv.
Katalogisierung & Speicherung
- Katalogisierung und Verschlagwortung der erfassten Dokumente: Zuordnung zu Projekten, Kunden, Gruppen und anderen Datenfeldern.
- Office Manager erlaubt die gleichzeitige Zuordnung der Dokumente zu beliebigen und beliebig vielen Kategorien.
- Frei definierbare Archivstrukturen und Tags: Projekte, Kunden und beliebige andere Zuordnungen.
- Langzeitarchivierung im schreibgeschützten Datenbereich (nur Enterprise-Version).
- Speicherung der Archivdatenbank wahlweise im SQLite-Datenbankformat, Firebird und Microsoft Access.
- Speicherung der Archivdatenbank auf MS SQL- und MySQL-Servern (nur Enterprise-Version).
Archivierung steuerrelevanter Dokumente (GoBD-Archiv)
- Dokumentenrevision mit Bestätigung unveränderter Dokumente und Nachvollziehbarkeit zulässiger Bearbeitungen.
- Revisionssichere Archivierung mittels PDF-Verschlüsselung und Signierung, PDF/A-1b, sowie optionale Speicherung auf WORM-Datenträgern.
- Maximale Revisionssicherheit mit der optionalen Nutzung von Documentchain, der dezentralen Blockchain-Lösung für das Dokumentenmanagement.
- Automatische Erfassung der Rechnungsdaten aus importierten ZUGFeRD-Rechnungen.
- Abgleich des Belegarchivs mit dem Lexware-Buchhalter sowie Übernahme der Buchungsinformationen.
- Abgleich des Belegarchivs mit DATEV-Exportdateien sowie Übernahme der Buchungsinformationen (nur Enterprise-Version).
1.3. Verwalten
So arbeiten Sie im Office Manager mit erfassten Dokumenten.
- Dokumente erstellen, bearbeiten, ansehen, drucken und zusätzliche benutzerdefinierte Befehle.
- Notizen zu Dokumenten erfassen.
- Direktzugriff auf Dateien, die einer E-Mail anliegen oder in komprimierten Archivdateien (z. B. ZIP) enthalten sind.
- Dokumentvorlagen für das schnelle Erstellen von Briefen, Angeboten, Rechnungen, ...
- E-Mail-Versand der Dokumentdateien mit dem Standard-Mailprogramm.
- Integrierte Vorschau für Acrobat PDF, E-Mail, Text, Grafikdateien, Windows-Miniaturansicht sowie mittels COM-Automatisierung und Aufruf externer Programme.
- Erstellung von Dokument-Datenträgern (CD, DVD, Blu-ray Disc, UDF) mit Übersichtstabelle, Export in ZIP-Archive und andere Komprimierungsformate.
- Dokumentattribute mittels Drag&Drop ändern.
- Dokumentverknüpfung mit Kontakten aus Outlook, dem Windows-Adressbuch und Windows-Kontakten.
- Archive austauschen und synchronisieren, z. B. ein Notebook für die Geschäftsreise vorbereiten.
- Automatische, individuelle Vergabe von Attributen, beispielsweise der Belegnummer.
- PDF-Dokumente stempeln und kommentieren.
1.4. Suchen
Recherchieren Sie detailliert nach Dokumenten und lassen Sie sich diese binnen Sekunden anzeigen.
- Datenbankgestützte Volltextsuche in den Dokumentinhalten und -Attributen.
- Suche mit Jokerzeichen, Und/Oder-verknüpfte Suche.
- Dokumente und Kontakte fixieren und somit im festen Zugriff behalten.
- Verwendung der SQL-Volltextsuche mit Fuzzylogik in SQLite und MS SQL-Archiven.
- Suche in Dateiattributen, wie Größe, Datum und Seitenzahl.
- Abfrage von Dokumenten über Projekte, Gruppen, Dokumenttypen, Datumsbereichen u. a.
- Dokumente gruppieren, sortieren, kombinieren und miteinander verknüpfen.
- Indexierung von E-Mail-Anlagen und Dateien in komprimierten ZIP-Archiven.
- Komplexe Datenbankabfragen mit Standard-SQL, benutzerdefinierbares Menü mit häufigen Abfragen.
- Schnelle Datenbankabfragen mit Server-Unterstützung (nur Enterprise-Version).
DMS für unterwegs
- Greifen Sie von unterwegs per mobiler App auf Ihre Dokumentenarchive zu.
2. Sicherheit
- Administrationsfunktionen für die Netzwerksicherheit
- Lokales Administrationstool für die Windows-Benutzerkontensteuerung.
- Schreibschutz gegen unbeabsichtigte Änderungen am Dokument.
- Schutz von PDF-Dokumenten vor Änderungen.
- Sicherheitsgrundregeln für den Dokumentenzugriff.
- Protokollierung von Zugriffen und Dokumentbearbeitungen.
Benutzer & Mitarbeiter
- Installation auf Clients oder zentral auf dem eigenen Server.
- Umfangreiches Terminplanungsmodul für alle Anwendenden, verschiedene Kalenderansichten und Erinnerung an fällige Tätigkeiten.
- Rechteverwaltung mit individueller Zugriffskontrolle (insbesondere in der Enterprise-Version).
3. Kunden und Kontakte verwalten
- Mit dem umfangreichen CRM-Modul organisieren Sie Ihre Kundenbeziehungen, Lieferanten und andere Kontakte.
- Die Daten sind lokal auf Ihrem PC oder dem Unternehmensserver gespeichert, sodass Sie auf hier die vollen Kontrolle über die Daten und den Datenschutz behalten.
- Dokumente werden über eindeutige Merkmale, wie E-Mail-Adressen, IBAN oder andere Phrasen, automatisch einem Kontakt zugeordnet.
- Aufgabenverwaltung und Workflow
- Briefe und Serienbriefe schreiben
4. Schnittstellen und Anwendungsprogramme
Office Manager bietet Schnittstellen zu vorhandenen IT-Anwendungen im Unternehmen sowie die Steuerung dokumentenorientierter Anwendungsprogramme.
- Applikationsneutral, Zusammenarbeit mit beliebigen dokumentorientierten Programmen
- Bearbeiten der Dokumente wahlweise mit der Windows-Standardanwendung, einer ausgewählten Anwendung oder mit benutzerdefinierbaren Funktionen.
- Makros in OmAPI und Pascal, DDE und COM-Automatisierung.
- Schriftkopf-Generierung für AutoCAD- und MegaCAD-Zeichnungen.
- Erweiterte CAD-Funktionen (z. B. AutoCAD, Autodesk Inventor und MegaCAD).
- Assistent für die automatische Programmeinrichtung.
- Integrierte RTF-Textverarbeitung.
5. Umfangreiches Recherche- und Support-Tool
- Die Online Support-Recherche über das Abbild bzw. des Screenshot des Office Managers liefert Informationen zu Menübefehlen.
- Der Hotline-Blog bietet Lösungen auf Fragen und die Möglichkeit zur Teilnahme an Diskussionen.
- DMS-FAQ mit Antworten auf häufig gestellte Fragen.
- Benutzerhandbuch
- Entwicklernetzwerk OMD für die individuelle Programmerweiterung.
6. Sonstige Leistungsmerkmale
- Ausgabe von Dokumentenreports und Übersichtstabellen
- Konfigurierbare Menüs und Tabellen
- Layout-Designer für die Benutzeroberfläche
- Unicode-kompatibel
Siehe auch:
Benutzerhandbuch und
Glossar
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