Kleine Helfer

MS Office in der Google-Cloud

18.06.2013
Von Rainer Reitz
Sind Sie es leid, in einer täglichen E-Mail-Flut an Microsoft-Office-Dokumenten zu ertrinken, vor allem dann, wenn sich der Inhalt in dynamischen Projekten minütlich ändern kann? Wollen Sie weltweit und jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente haben, Änderungen sofort einpflegen und diese in der Gruppe online verfügbar machen? Dann ist "Google Cloud Connect" sicher eine praktikable Lösung.
MS-Office-Dokumente in der Cloud synchronisieren mit Google Cloud Connect.
MS-Office-Dokumente in der Cloud synchronisieren mit Google Cloud Connect.

Nach der Installation des Plug-ins, das sich in MS Office (Word, Excel und PowerPoint - ab Version 2003) einnistet, steht nach einer kurzen Autorisierung bei Google Docs mit Ihrem Google-Mail-Account der Synchronisierung in der Cloud nichts mehr im Weg.

Unter den Google Cloud Connect Settings können Sie definieren, ob die Speicherung der Änderungen bei jedem Klick auf das MS-Save-Icon erfolgen soll, oder ob Sie den Prozess von Hand anstoßen wollen. Das Dokument erhält sofort nach der ersten Speicherung eine "geheime" UniqueID, die Sie - wie jede E-Mail auch - an Partner weiterleiten können. Im Regelfall werden Sie die interessierten Personen über den Google-Share-Button einladen und gleichzeitig die Berechtigung (Lesen/Schreiben) vorgeben.

Die eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail mit dem Dokumenten-Link, können die Datei in MS Office öffnen und munter kommentieren. Tauchen überlappende Änderungen auf, so kann man entweder die eigene (lokale) Version oder die bei Google Cloud gespeicherte übernehmen. Da alle Änderungen in einer Revision History abgelegt sind, gehen keine Infos verloren.

Die Revision History erreichen Sie über den Drop-down-Button rechts vom Dokument-Link >> See Revision History. Möchten Sie nun auf eine ältere Version zurückgehen (Restore), so klicken Sie auf das gewünschte Release und dann auf "Make this the latest version". Keine Sorge, auch hier wird nichts gelöscht, es wird eine Kopie in einem neuen Revision-File angelegt.

Für den Fall, dass keine Internet-Verbindung verfügbar ist, können Sie natürlich auch offline kollaborieren: Die Änderungen werden lokal auf dem Endgerät gespeichert und bei einer Online-Verbindung direkt in die Google Cloud übertragen.

CW-Fazit: Oft versperren Unternehmens-Firewalls den Weg zu weltweiter, effizienter Kollaboration oder erfordern komplizierte und langsame Authentifizierungsmechanismen zur Einwahl ins Intranet. Dabei ist nicht jedes Dokument so vertraulich, dass sich moderne Arbeitsweisen wie Cloud-Computing verbieten. Google Cloud Connect harmoniert perfekt mit den Office-Applikationen von Microsoft und ermöglicht eine problemlose Synchronisation an zentraler Stelle. (ph)